Lohnabrechnung für Kleinbetriebe: Schritt für Schritt
Von Uwe Koch, Geprüfter Betriebswirt HWK
Wer als Kleinbetrieb den ersten Mitarbeiter einstellt, steht vor einem Verwaltungsaufwand, der auf den ersten Blick einschüchternd wirkt: Sozialversicherungsanmeldung, Lohnsteuer, Mindestlohndokumentation, monatliche Meldungen. Dieser Ratgeber erklärt, was bei der Lohnabrechnung zu beachten ist — und wann es sinnvoll ist, diesen Aufwand abzugeben.
Schritt 1: Mitarbeiter vor Beschäftigungsbeginn anmelden
Bevor ein Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt, muss er bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet werden. Die Anmeldung erfolgt elektronisch über ein zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm (z.B. Agenda) — und zwar spätestens zum Beschäftigungsbeginn, bei Geringfügigen vor dem ersten Arbeitstag.
Folgende Angaben werden benötigt:
- Name, Adresse, Geburtsdatum des Mitarbeiters
- Rentenversicherungsnummer
- Krankenversicherung (gesetzlich oder privat)
- Steuerklasse und Steuer-ID
- Art des Arbeitsverhältnisses (Vollzeit, Teilzeit, Minijob)
Schritt 2: Monatliche Lohnabrechnung erstellen
Die Entgeltabrechnung muss monatlich erstellt werden und folgende Pflichtangaben enthalten:
- Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Abrechnungszeitraum
- Bruttoentgelt und alle Entgeltbestandteile (Zulagen, Prämien, geldwerte Vorteile)
- Abzüge: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer
- Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung)
- Nettoauszahlungsbetrag
- Hinweis auf Steuerklasse und Beschäftigungsart
Eine Lohnabrechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, gilt formal als unvollständig — was bei Prüfungen zu Problemen führen kann.
Schritt 3: Lohnsteuer ans Finanzamt abführen
Die einbehaltene Lohnsteuer wird monatlich (bei höheren Beträgen) oder quartalsweise (bei niedrigeren Beträgen) über ELSTER an das Finanzamt gemeldet und abgeführt. Die Fälligkeit ist der 10. des Folgemonats. Verspätungen führen zu Säumniszuschlägen.
Schritt 4: Sozialversicherungsbeiträge melden und zahlen
Arbeitgeber tragen die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung). Die Beiträge werden monatlich an die Krankenkasse des Mitarbeiters abgeführt — elektronisch über das Lohnabrechnungssystem. Die Fälligkeit ist der drittletzte Bankarbeitstag des Monats.
Schritt 5: Mindestlohn und Arbeitszeitdokumentation
Seit Einführung des gesetzlichen Mindestlohns müssen Arbeitgeber bestimmter Branchen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter schriftlich dokumentieren. Das gilt insbesondere für:
- Minijobber
- Beschäftigte in Branchen nach dem Entsendegesetz (z.B. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung)
- Beschäftigte, deren Stundenlohn nah am Mindestlohn liegt
Die Dokumentation muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit enthalten und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
Schritt 6: Jahresmeldung und Lohnsteuerbescheinigung
Am Jahresende sind folgende Pflichten zu erfüllen:
- Jahresmeldung an die Sozialversicherung für jeden Beschäftigten
- Elektronische Lohnsteuerbescheinigung über ELSTER an das Finanzamt (Frist: 28. Februar des Folgejahres)
- Aushändigung der Lohnsteuerbescheinigung an den Mitarbeiter
Minijob: Was gilt bei 538-Euro-Jobs?
Minijobber (bis 538 € monatlich) sind sozialversicherungsrechtlich besonders behandelt:
- Anmeldung bei der Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See)
- Pauschalbeiträge: 13 % Krankenversicherung, 15 % Rentenversicherung (Arbeitgeber), 2 % Pauschalsteuer
- Kein Lohnsteuerabzug (Ausnahme: individuelle Besteuerung auf Wunsch)
- Mindestlohn und Arbeitszeitdokumentation gelten trotzdem
Wann sollte die Lohnabrechnung ausgelagert werden?
Ab dem ersten Mitarbeiter lohnt sich die Frage, ob die Lohnabrechnung selbst oder extern erledigt werden soll. Gegen Selbst-Erstellung spricht:
- Fehler bei Sozialversicherungsmeldungen können zu Nachzahlungen und Bußgeldern führen
- Die Gesetzeslage ändert sich regelmäßig (Mindestlohn, Beitragssätze, Meldepflichten)
- Der Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen — pro Mitarbeiter und Monat ca. 1–2 Stunden bei manueller Erledigung
FiBu-NRW übernimmt die vollständige Lohnabrechnung — von der Erstanmeldung bis zur Jahresmeldung. Monatliche Pauschale je Mitarbeiter, transparent und ohne Überraschungen.