Digitale Belegpflicht: Was KMU 2026 beachten müssen
Von Uwe Koch, Geprüfter Betriebswirt HWK
Die Digitalisierung der Buchführung schreitet voran — und mit ihr wächst die Bedeutung einer ordnungsgemäßen digitalen Belegaufbewahrung. Was früher der Papierordner im Schrank war, ist heute ein digitales Archiv, das strengen gesetzlichen Anforderungen genügen muss. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert bei einer Betriebsprüfung erhebliche Probleme.
Was ist ein Beleg im steuerrechtlichen Sinne?
Ein Beleg ist jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist und als Grundlage für eine Buchung dient. Dazu gehören:
- Eingangsrechnungen (Lieferanten, Dienstleister)
- Ausgangsrechnungen (an Kunden)
- Kassenbelege und Quittungen
- Lieferscheine und Bestellungen
- Kontoauszüge
- Verträge und Vereinbarungen
- E-Mails mit geschäftlichem Inhalt (wenn buchungsrelevant)
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach § 147 AO und § 257 HGB:
| Dokumententyp | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare, Bilanzen | 10 Jahre |
| Handelsbriefe (Ein- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine) | 6 Jahre |
| Verträge (je nach Art) | 6–10 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Ein Beleg aus Dezember 2016 muss also bis mindestens Ende 2026 aufbewahrt werden (10-Jahres-Frist).
Darf ich Papierbelege einscannen und vernichten?
Grundsätzlich ja — unter bestimmten Bedingungen. Die GoBD erlauben das Ersetzen von Papierbelegen durch digitale Kopien (sogenannte „substitutive Digitalisierung"), wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Vollständige Erfassung: Das Scan-Ergebnis muss bildlich und inhaltlich mit dem Papieroriginal übereinstimmen.
- Unveränderbare Speicherung: Die digitale Datei muss in einem System gespeichert werden, das nachträgliche Veränderungen ausschließt oder protokolliert.
- Dokumentierte Verfahrensbeschreibung: Das Scan-Verfahren muss intern dokumentiert sein (Verfahrensdokumentation).
- Keine gesetzlichen Ausnahmen: Manche Dokumente (z.B. notariell beglaubigte Urkunden) müssen im Original aufbewahrt werden.
Eine einfache Ordnerstruktur auf dem PC oder eine Google-Drive-Ablage genügt diesen Anforderungen nicht.
Welche digitalen Formate sind zulässig?
Grundsätzlich sind alle Formate zulässig, die die Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleisten. Empfohlen werden:
- PDF/A — der langzeitarchivierungstaugliche PDF-Standard (ISO 19005)
- TIFF — verlustfreies Bildformat
- XML und ZUGFeRD — für elektronische Rechnungen nach dem E-Rechnungsstandard
Von proprietären Formaten, die nur mit bestimmten Programmen geöffnet werden können, wird abgeraten — die Lesbarkeit nach 10 Jahren ist nicht garantiert.
E-Rechnungspflicht ab 2025/2026
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027 müssen sie diese auch versenden. Das Format ist XRechnung oder ZUGFeRD.
Für KMU bedeutet das: Die Buchführungssoftware muss E-Rechnungen verarbeiten können. Agenda ist bereits für E-Rechnungen vorbereitet.
Häufige Fehler bei der digitalen Belegaufbewahrung
Einscannen ohne Archivierungssystem — Belege als JPG oder PDF auf dem Desktop zu speichern ist keine GoBD-konforme Archivierung.
E-Mail-Rechnungen im Postfach belassen — Ein E-Mail-Postfach gilt nicht als revisionssicheres Archivsystem. Rechnungen per E-Mail müssen in ein GoBD-konformes System übertragen werden.
Papier wegwerfen ohne geprüften Scan — Wer Papierbelege scannt und sofort vernichtet, ohne das Ergebnis zu prüfen, riskiert unleserliche oder unvollständige Digitalbelege.
Zu früh löschen — Digitale Belege müssen genauso lange aufbewahrt werden wie Papierbelege. Löschen vor Ablauf der Frist ist ein Verstoß.
Wie FiBu-NRW digitale Belegverwaltung umsetzt
FiBu-NRW übernimmt die vollständige digitale Belegverwaltung für Mandanten. Belege werden per App, E-Mail oder Upload übermittelt, in Agenda klassifiziert, verbucht und revisionssicher archiviert. Mandanten haben jederzeit Zugriff auf ihre Belege. Bei einer Betriebsprüfung werden alle Daten in den geforderten Formaten bereitgestellt.