Buchhaltung für Freiberufler: Was ist Pflicht?
Von Uwe Koch, Geprüfter Betriebswirt HWK
Freiberufler — Ärzte, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Berater, Therapeuten und viele andere — gelten steuerrechtlich als besondere Gruppe. Sie sind nicht buchführungspflichtig im kaufmännischen Sinne, müssen aber trotzdem Aufzeichnungspflichten erfüllen und eine ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen. Dieser Ratgeber klärt, was gilt.
Wer gilt als Freiberufler?
Freiberufler im steuerrechtlichen Sinne sind Personen, die eine der im Einkommensteuergesetz (§ 18 EStG) aufgeführten freiberuflichen Tätigkeiten ausüben. Dazu gehören unter anderem:
- Heilberufe: Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Ergotherapeuten
- Rechts-, steuer- und wirtschaftsberatende Berufe: Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater
- Technische und naturwissenschaftliche Berufe: Ingenieure, Architekten, Chemiker, Biologen
- Kulturelle Berufe: Journalisten, Schriftsteller, Übersetzer, Künstler, Fotografen
- Lehrende Berufe: Lehrer, Ausbilder, Dozenten (unter bestimmten Voraussetzungen)
Wer nicht eindeutig einer dieser Kategorien angehört, sollte die steuerliche Einordnung mit dem Finanzamt klären — die Abgrenzung zum Gewerbetreibenden ist nicht immer trivial.
EÜR statt Bilanz: Was das bedeutet
Freiberufler sind von der Buchführungspflicht nach § 238 HGB befreit. Sie müssen keine doppelte Buchführung betreiben und keine Bilanz aufstellen — sofern sie keine Kapitalgesellschaft sind. Stattdessen genügt die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG.
Die EÜR ist einfacher aufgebaut als eine Bilanz: Es werden alle Einnahmen und alle Ausgaben gegenübergestellt. Das Ergebnis (Gewinn oder Verlust) wird als Einkommen aus freiberuflicher Tätigkeit versteuert.
Wichtig: Auch die EÜR muss ordnungsgemäß geführt werden — vollständig, zeitnah und belegbar. Eine formlose Liste von Einnahmen und Ausgaben ohne Belege ist keine ordnungsgemäße EÜR.
Umsatzsteuer: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?
Freiberufler, die im Vorjahr weniger als 25.000 € Umsatz hatten (ab 2025 nach neuem Schwellenwert), können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen. Das bedeutet: keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, keine Umsatzsteuervoranmeldung.
Wer über dem Schwellenwert liegt oder auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, muss:
- Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen ausweisen (19 % oder 7 % je nach Leistung)
- Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich oder quartalsweise einreichen
- Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen
Welche Buchführungspflichten gelten trotzdem?
Auch ohne kaufmännische Buchführungspflicht gelten für Freiberufler Aufzeichnungspflichten:
Belegaufbewahrung — Alle Belege (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen) müssen aufbewahrt werden. Die Fristen: 6 Jahre für Handelsbriefe, 10 Jahre für buchungsrelevante Belege.
GoBD-Anforderungen — Auch die EÜR unterliegt den GoBD, soweit digitale Belege verwendet werden. Eine ordentliche digitale Archivierung ist Pflicht — kein PC-Ordner, sondern ein revisionssicheres System.
Gewinnermittlung für die Steuererklärung — Die EÜR muss jährlich erstellt und mit der Einkommensteuererklärung eingereicht werden (Anlage EÜR).
Wo kann ein Buchhalter für Freiberufler helfen?
Auch wenn Freiberufler formal weniger Buchführungspflichten haben als Gewerbetreibende, lohnt sich externe Buchführung in vielen Fällen:
Zeitersparnis — Belegverwaltung, Kategorisierung von Ausgaben, Erstellung der EÜR: Das kostet Zeit, die besser in die freiberufliche Tätigkeit selbst investiert ist.
GoBD-Sicherheit — Die korrekte digitale Archivierung und die ordnungsgemäße Führung der EÜR werden von einem Buchhalter sichergestellt.
Vorbereitung für den Steuerberater — Wer eine vollständig aufbereitete EÜR liefert, reduziert den Aufwand des Steuerberaters erheblich — und damit dessen Rechnung.
Skalierung — Wenn der Umsatz wächst, die Mitarbeiterzahl steigt oder eine GmbH gegründet wird, ist ein Buchhalter bereits eingearbeitet und kann nahtlos die erweiterten Aufgaben übernehmen.
FiBu-NRW für Freiberufler im Münsterland
FiBu-NRW betreut Freiberufler aus verschiedenen Branchen: Heilberufe, IT-Consultants, Berater, Fotografen. Die Leistungen umfassen EÜR-Erstellung, Belegverwaltung, Umsatzsteuervoranmeldungsvorbereitung und auf Wunsch Lohnabrechnung für angestellte Mitarbeiter.