Buchhalter oder Steuerberater — was brauche ich wirklich?
Von Uwe Koch, Geprüfter Betriebswirt HWK
Diese Frage stellen sich viele Unternehmer — und bekommen selten eine klare Antwort. Das liegt daran, dass Steuerberater naturgemäß ein Interesse daran haben, den gesamten Leistungsumfang selbst zu erbringen. Dieser Artikel liefert eine sachliche Abgrenzung, ohne Interessen zu bedienen.
Was darf ein Buchhalter?
Ein Buchhalter — auch Buchführungsbüro oder Buchhaltungsservice — darf alle Aufgaben übernehmen, die nicht dem Steuerberatungsgesetz (StBerG) unterliegen. Im Klartext:
- Laufende Buchführung (Einnahmen, Ausgaben, Kontierung aller Belege)
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
- Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (aber nicht selbst einreichen)
- Mahnwesen und offene Posten überwachen
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) erstellen
- Belege verwalten und archivieren (GoBD-konform)
- Rechnungen erstellen
Diese Leistungen decken für die meisten Einzelunternehmer und KMU den gesamten buchhalterischen Alltag ab.
Was darf nur der Steuerberater?
Der Steuerberater hat das gesetzliche Monopol auf bestimmte Leistungen nach dem Steuerberatungsgesetz:
- Steuererklärungen beim Finanzamt einreichen (Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer)
- Jahresabschlüsse für bilanzierungspflichtige Unternehmen testieren
- Steuerrechtliche Beratung und Vertretung vor dem Finanzamt
Diese Leistungen fallen einmal (oder zweimal) im Jahr an — nicht monatlich.
Das Kombinations-Modell: Buchhalter + Steuerberater
Das in der Praxis häufigste und wirtschaftlichste Modell:
- FiBu-NRW übernimmt das gesamte laufende Jahr: Buchführung, Lohnabrechnung, Belegverwaltung, BWA
- Steuerberater erstellt einmal jährlich Steuererklärung und Jahresabschluss auf Basis der vorbereiteten Buchführung
Der Steuerberater erhält vollständig aufbereitete Daten — das reduziert seinen Aufwand erheblich und damit auch seine Rechnung. Die Einsparung gegenüber einer vollständigen Steuerberater-Lösung liegt erfahrungsgemäß bei 30–60 % im Jahr.
Wann reicht ein Buchhalter allein?
Ein Buchhalter allein reicht aus, wenn:
- Das Unternehmen nicht bilanzierungspflichtig ist (EÜR genügt — das gilt für viele Einzelunternehmer und Freiberufler)
- Keine komplexen Steuergestaltungsfragen vorliegen
- Steuererklärungen selbst eingereicht werden (möglich mit ELSTER, wenn die Buchführung vollständig vorliegt)
Für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) ist der Steuerberater für Jahresabschluss und Körperschaftsteuererklärung verpflichtend. Für den laufenden Betrieb kann trotzdem ein Buchhalter eingesetzt werden.
Wann brauche ich einen Steuerberater?
Ein Steuerberater ist in folgenden Situationen sinnvoll oder notwendig:
- GmbH oder andere Kapitalgesellschaft: Jahresabschluss und Körperschaftsteuererklärung sind steuerberatungspflichtig
- Komplexe Steuerfragen: Betriebsaufgabe, Umwandlung, grenzüberschreitende Tätigkeiten
- Finanzamt-Korrespondenz und Einsprüche
- Existenzgründung mit steuerlichen Gestaltungsfragen
Für diese Sonderfälle ist der Steuerberater die richtige Wahl — und er sollte für genau diese Fälle eingesetzt werden, nicht für monatliche Buchführungsroutine.
Häufige Missverständnisse
„Nur der Steuerberater macht das richtig." — Buchführung ist ein handwerklicher Vorgang, der von qualifizierten Buchhaltern genauso sauber erledigt wird wie von Steuerberatern. Der Unterschied liegt in der Zulassung, nicht in der Qualität.
„Der Steuerberater ist haftbar, der Buchhalter nicht." — Buchhalter haften für fehlerhafte Buchführung im Rahmen ihres Werkvertrags. Qualifizierte Buchhalter schließen Berufshaftpflichtversicherungen ab.
„Der Steuerberater gibt Steuer-Tipps, der Buchhalter nicht." — Allgemeine Hinweise auf Aufbewahrungspflichten, GoBD-Anforderungen und buchhalterisch relevante Vorschriften darf auch ein Buchhalter geben. Konkrete Steuergestaltungsberatung bleibt dem Steuerberater vorbehalten.
Fazit: Buchhalter für den Alltag, Steuerberater für den Abschluss
Für die meisten Einzelunternehmer, Handwerksbetriebe, Freiberufler und KMU ist ein qualifizierter Buchhalter für den laufenden Betrieb vollständig ausreichend. Den Steuerberater einmal jährlich hinzuzuziehen, ist kostengünstiger und sinnvoller als den gesamten Umfang dort zu belassen.
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Weitere Informationen: Was kostet Buchhaltung auslagern? · Häufige Fragen zur Buchhaltung