Häufige Fragen

Ein Buchhalter übernimmt die laufende Erfassung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle, erstellt Lohnabrechnungen und bereitet betriebswirtschaftliche Auswertungen auf. Er darf keine Steuererklärungen beim Finanzamt einreichen — das ist dem Steuerberater vorbehalten. Für viele Einzelunternehmer und KMU reicht ein Buchhalter für den laufenden Betrieb vollständig aus; der Steuerberater wird nur zum Jahresabschluss hinzugezogen. Das spart erhebliche Kosten.

Ein Buchhalter darf: laufende Buchhaltung führen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen, Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten (nicht selbst einreichen), Belege verwalten und BWL-Auswertungen erstellen. Ein Buchhalter darf nicht: Steuererklärungen beim Finanzamt einreichen, Jahresabschlüsse für bilanzierungspflichtige Unternehmen testieren oder steuerrechtliche Beratung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) leisten.

Die Kosten hängen vom Belegvolumen, der Unternehmensstruktur und dem gewünschten Leistungsumfang ab. Für Einzelunternehmer mit wenigen monatlichen Belegen sind Pauschalpreise ab ca. 80–150 € pro Monat marktüblich. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl (Lohnabrechnung) und Belegmenge steigen die Kosten entsprechend. Im Vergleich zu einem Steuerberater, der für dieselben Leistungen nach StBGebV abrechnet, liegen die Einsparungen häufig bei 30–60 %. Für eine individuelle Einschätzung: Erstgespräch vereinbaren.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Sie gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland — also grundsätzlich für alle gewerblich tätigen Kaufleute, Handwerksbetriebe und Kapitalgesellschaften. Auch Kleinunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) müssen GoBD-Anforderungen erfüllen, soweit sie digitale Belege verwenden. Bei FiBu-NRW ist jede Buchführung standardmäßig GoBD-konform.

Handelsbriefe (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge) müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare und Eröffnungsbilanzen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Die Aufbewahrung kann digital erfolgen, sofern die Lesbarkeit und der unveränderliche Zugriff (GoBD) gewährleistet sind.

Ja. Bei FiBu-NRW arbeiten wir vollständig digital. Belege werden per App, E-Mail oder Upload übermittelt, in der Agenda-Software verarbeitet und GoBD-konform archiviert. Ein physischer Postversand von Unterlagen ist nicht erforderlich. Das Servicegebiet ist daher nicht auf das Münsterland begrenzt — eine Zusammenarbeit ist deutschlandweit möglich.

Eine BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) ist ein monatlicher Bericht, der Umsätze, Kosten und das betriebliche Ergebnis übersichtlich darstellt. Sie zeigt auf einen Blick, ob das Unternehmen profitabel arbeitet, wo Kosten ungewöhnlich hoch sind und wie sich die Liquidität entwickelt. Banken verlangen die BWA häufig bei Kreditanträgen. Bei FiBu-NRW erhalten Mandanten ihre BWA monatlich in verständlicher Aufbereitung.

Eine vollständige Lohnabrechnung enthält: Bruttoentgelt, alle Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer, Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung), das Nettoentgelt und alle relevanten Beschäftigungsdaten. Hinzu kommen die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an Sozialversicherungsträger, die elektronische Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende sowie ggf. Meldungen nach dem Mindestlohngesetz.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind in der Regel nicht bilanzierungspflichtig und können eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen. Buchführungspflicht im kaufmännischen Sinne (doppelte Buchführung) gilt erst ab bestimmten Umsatz- oder Gewinnschwellen (§ 141 AO: Umsatz über 800.000 € oder Gewinn über 80.000 €). Dennoch müssen auch Kleinunternehmer alle Belege ordnungsgemäß aufbewahren und eine vollständige EÜR für die Steuererklärung erstellen.

Agenda ist ein vollständig integriertes Komplettsystem für Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Belegmanagement, das von Fachpersonal eingesetzt wird. Es erfüllt alle GoBD-Anforderungen, ist ELSTER-zertifiziert und ermöglicht revisionssichere Archivierung. Im Gegensatz zu Self-Service-Lösungen (z.B. lexoffice, sevdesk) wird Agenda von ausgebildeten Buchhaltern bedient — das reduziert Fehlerquellen und sichert die Datenqualität.

Der Wechsel ist unkompliziert: Im ersten Schritt werden alle vorhandenen Unterlagen und der aktuelle Buchführungsstand übernommen. FiBu-NRW koordiniert bei Bedarf die Übergabe mit dem bisherigen Buchhalter oder Steuerberater. Ein laufendes Geschäftsjahr kann jederzeit übernommen werden — ein Wechsel muss nicht zum Jahresanfang erfolgen. Für die Abstimmung wird ein kostenloses Erstgespräch angeboten.

FiBu-NRW ist auf Einzelunternehmer, Handwerksbetriebe, Freiberufler und KMU spezialisiert. Durch die Qualifikation als Geprüfter Betriebswirt HWK liegen besondere Kenntnisse im Handwerk vor: Kassenbuchführung, Baulöhne, Mindestlohnnachweis, gewerkeübergreifende Abrechnung. Mandanten kommen u.a. aus dem Bauhaupt- und Ausbaugewerbe, dem Dienstleistungssektor sowie aus freien Berufen (z.B. Fotografen, Therapeuten, Berater).